如何给Excel文件设置密码：全平台完整指南
电子表格里藏着太多敏感信息了。工资单、客户名录、季度预算、合同报价、税务报表。一旦这些文件落入不该看到的人手里，后果可能非常严重。
好消息是：Microsoft Excel内置了AES-256加密，这和银行、政府机构使用的是同一种加密标准。坏消息是：大多数人要么完全不知道这个功能，要么加密之后不知道怎么安全地把密码告诉对方。
这篇指南会逐个平台教你操作步骤，最后还会解决一个大家都忽略的问题：怎么安全地把密码发给别人。
为什么要给Excel文件加密
想想你的表格里都存了些什么：
财务数据：预算、发票、营收预测
人事档案：薪资、身份证号、绩效评估
客户信息：联系方式、合同条款、报价单
个人资料：纳税申报、医疗费用、贷款材料
一个没有密码保护的Excel文件挂在邮件附件里，就像一张明信片。任何能截获邮件的人，或者能登录收件人邮箱的人，都可以直接打开。
方法一：Windows版Excel（桌面版）
这是最可靠的方案。Windows版Excel支持AES-256加密，设置一个强密码后，基本上无法被破解。
操作步骤：
打开Excel文件
点击顶部菜单的文件
选择信息
点击保护工作簿
选择用密码进行加密
输入密码，点击确定
再次输入密码确认
保存文件
设置完成后，任何人打开这个文件都必须输入密码。没有密码就完全无法查看内容。
强密码示例：
弱密码
强密码
company2026
Tr!8kQ#mP2x&vL
password123
9Fj$wKn!4Rb@eZ
budget
mY_Budg3t!F1le#2026
建议至少12个字符，混合使用大小写字母、数字和特殊符号。
方法二：Mac版Excel
Mac上的操作路径和Windows略有不同。
操作步骤：
打开Excel文件
点击顶部菜单的审阅
点击保护工作簿（或者进入文件 > 密码）
在打开权限密码中输入密码
可选：另外设置一个修改权限密码
点击确定并再次确认密码
保存文件
Mac版同样支持AES-256加密，安全级别和Windows一致。
方法三：Google表格（替代方案）
实话实说：Google表格不支持密码保护。 没有任何方法可以给Google表格文件设置密码。
你能做的替代措施：
限制共享：点击共享，只允许特定邮箱访问
设为只读：将权限设为"查看者"，禁止编辑
禁止下载：在共享设置中取消"查看者和评论者可以下载、打印和复制"
链接过期：利用Google Workspace的功能设置限时访问
这些都是访问控制，不是加密。Google服务器上的文件内容是可以被读取的，有权限的人也可以截屏。如果需要真正的密码保护，请下载为.xlsx格式，再用Excel或LibreOffice加密。
方法四：LibreOffice Calc
LibreOffice是一款免费开源软件，也支持文件加密。
操作步骤：
在LibreOffice Calc中打开或新建表格
点击文件 > 另存为
勾选使用密码保存
输入密码并确认
点击保存
以.xlsx格式保存时会使用AES-256加密，与Microsoft Excel完全兼容。如果保存为.ods格式，默认使用Blowfish加密。
Excel在线版：你必须知道的限制
Excel在线版（浏览器版）无法加密文件。 你可以打开和编辑已经设了密码的文件，但不能通过网页界面设置或更改密码。
如果需要加密：
把文件下载到本地
用桌面版Excel或LibreOffice打开
设置密码
重新上传文件
如果你的团队只用Microsoft 365的网页版，这一点必须注意。
Excel的三种保护类型
Excel提供了不同层级的保护功能，它们之间有本质区别。
保护类型
功能
安全级别
打开密码
使用AES-256加密整个文件
非常高
修改密码
可以查看但编辑需要密码
低
工作表保护
限制对特定单元格或工作表的修改
非常低
重要提示：工作表保护和修改密码并不是加密。用网上随处可找的工具，几秒钟就能破解。要真正防止数据被未授权访问，必须使用打开密码（用密码进行加密）。
容易忽略的最后一步：怎么安全地把密码发给对方
文件加密完了，现在要把它发给同事、客户或会计。大多数人就是在这一步出了问题。
千万别这样做：
把文件和密码放在同一封邮件里发
在邮件标题里写密码
在微信里发完文件，又在同一个聊天窗口发密码
把密码写在共享文档里
一旦邮件被入侵，攻击者同时拿到文件和密码，加密就等于白做。
更好的做法：
文件和密码通过不同的渠道发送。比如用邮件发文件，密码通过另一个安全的方式传递。
LOCK.PUB 可以帮你创建一个加密的、会自动过期的临时备忘录来存放密码。
访问 lock.pub，创建一条加密备忘录
把Excel文件的密码写进去
设置过期时间（比如24小时后或查看1次后自动销毁）
把生成的 LOCK.PUB 链接发给对方
对方打开链接、输入访问码就能看到密码。备忘录到期后自动消失，不留任何痕迹。
各平台功能对比
功能
Excel Windows
Excel Mac
Google表格
LibreOffice
Excel在线版
AES-256加密
支持
支持
不支持
支持（.xlsx）
不支持
打开密码
支持
支持
不支持
支持
不支持
修改密码
支持
支持
不支持
支持
不支持
工作表保护
支持
支持
支持
支持
支持
免费
否
否
是
是
是
总结
给Excel文件加个密码，用不了一分钟。背后的AES-256加密是军事级别的安全标准。但加密的效果完全取决于你怎么传递密码。
加密你的文件。用一个强密码。然后通过 LOCK.PUB 这样的安全临时渠道把密码发给对方，别让密码一直躺在别人的邮箱里。
你花了多少心思制作这些数据，就该花同样多的心思保护它们。